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☆保管書類の見直しと新しいファイル

Category : 日々の暮らし
書類整理の続きです。

ドイツの定番のファイル(Ordner)が無駄にデカイので、それを見直すことに。なぜそこに気づかなかったんだろう、もうあのOrdnerが定番過ぎて他のものが目に入らないほどでした。どこの家にもどこの会社にも必ずあるあのファイル。

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それを小さいファイルに変えました。一回り小さいもの。

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本棚に入れるとでっぱりが違います。これならBILLYにも入る!

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分厚さもこの通り。

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この新しいファイルはFlying Tigerのお店で見つけました。一部定番Ordnerも残すから色合いが同じ黒で。中は可愛い♪

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上の写真の通り、リングが背表紙にあります。

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ドイツの定番のOrdnerはリングは裏表紙にあります。

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これだけでファイルの奥行きは変わってきますよね。もちろん背表紙のリングには大きさに制限があるのでたくさんは入れられません。でもちょっとしか入れないファイルはそのほうが断然スッキリ。

このTigerのは厚紙でしっかりしています。1冊1ユーロ、お手ごろです。ためしに2冊で2.5ユーロのHEMAのファイルも試してみました。プラスチック製でとても軽くて見掛けはほぼ同じ。きっとHEMAのほうが劣化はしないかも。Tigerのはしっかりしているだけあって自立するのでどっちがいいかは好みによると思いますが、とにかく私はあのOrdnerじゃなくなったことでびっくりするほど本棚のファイル占有率が下がり、見た目にもものすごくスッキリしたのです。(背表紙に名前とか個人情報が書いてあるので写真はありません)。

旦那の実家でこのファイル、30冊ぐらいチェックしてそのほとんどを処分したのですが、ビニールに入れられてファイルされていると、古紙に分けるのがめっちゃ大変。何も無ければファイルからはずしてバサっと捨てられるのに、いちいちビニール袋から出して・・・という作業。しかもそのビニール袋に入れるという基準があいまいなので、同じ書類なのに入っていたり入っていなかったり。おそらく穴あけパンチが手元に無くて、ビニールに入れた(もしくはその逆)と容易に想像がつきます。

穴を開けないほうがいい公的書類とかはビニールに入れたり、A4サイズではないものをビニールに入れて一緒にファイルしたいときなどはわかりますが、私は極力使わないように心がけています。いつか処分するときに面倒極まりないので。

今回、パパが亡くなって色んな書類を探したり提出したりしましたが、要するに必要なのは

・年金の書類
・保険

だな、と。この2つが最重要だと思います。何かあったとき、年金に関しては遺族年金とかもあるので、夫婦どちらの書類も必要になってくるので夫婦2人のものを同じファイルに入れておくのがスムーズです。持ち出すときに1冊でいいので。

保険は量によりますが、私は1冊でファイルの中で人別に分けました。パパとママは公的保険(国民健康保険みたいなものですがどの会社の保険にするかは自由に選べます)と別途プライベート保険(パパとママの場合は入院したら上の先生が見てくれたり、お部屋が個室になったり特別待遇みたいになる保険)にも入っていてそれぞれ違う保険会社なので2人で4つの保険会社が絡んでくるのです。これはこっち、あれはあっち・・となるともう訳がわからず。私達の保険のファイルには、旦那と私・娘の保険会社の名前、それぞれの顧客番号をメモして書いておきました。問い合わせのとき、そこを見たら一目瞭然なので。

各種重要書類もまとめてひとつのファイルに。そこにはいつか必要になるかもしれない、旦那の学生時代の成績表(Zeugnis)も全てファイルしました。旦那が転職するときに過去の成績の書類が必要になって探しまくったこともあり、またママがパパの遺族年金を申請したときに、パパが過去に取得した資格の証明書とかが必要になりました(年金額が上がるらしい??)、もうあっちこっちに分かれていて探すのが大変でした。またこの重要書類のファイルには念のためパスポートのコピーやクレジットカードなど重要な書類のコピー(これは前に旅行に行くときに念のためスキャンしていたのでありました)、そういうのも入れました。

給与明細とかはいざと言うときは別に必要ないし、家を借りるとかで提出を求められるのはせいぜい過去3ヶ月。私はドイツでは転職はしていませんが、旦那は何回か転職しているので過去の会社の給与明細や雇用契約書などをまとめてファイルし地下ケラーへ。現在勤めている会社のものだけを本棚に置きました。ファイルごとケラーに置きましたけど、もうきっとたぶん見ない書類だからファイルのままじゃなくて、紐を通して綴じる(日本で勤めていた頃、月替わりの書類整理でよくやってました!)でもいいのではないかと思います。廃棄がとても楽です。

言わずもがな、ママもパパも過去の書類などをどこかで見返して整理したような形跡は無く、とにかく昔のものから今のものまでをただひたすらファイルしていたと思われます。だからファイルの量がとにかくすごいことになります。

私は定期的に見直して、古いものや確定申告などのためだけに保管しておいた領収書とかそういうのは時期が過ぎたら廃棄してます。なのでファイルの冊数が増えることはあまりありません。

こんなにインターネットが進化した時代でも何故か減らない紙類。特にドイツの生活では日本以上に紙が多い気がします。日本だとたとえば銀行の通帳、会社の給与明細とか独自の形や色んなフォーマットがあったからかあまり「紙」というものが無かった気がするのですが、ドイツは基本的に全てA4サイズの紙なので、やたらと増える気がしてなりません。リングファイルに綴じることが当たり前すぎて、送られてくる書類によっては最初から穴が開いてたりもしますよね。あれはかなり便利です。

書類整理は時間がかかるけど一度仕組みを作ると楽なので、まだ少し作業が残っているのでさっさとやってしまいたいと思います。





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miyabi

Author:miyabi
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2007年春からドイツ暮らし。
ドイツ人夫と2015年に産まれた娘と3人暮らしです。物を持ちすぎないシンプルな生活を目指しています。お掃除、整理整頓が大好き。
ドイツの生活、仕事、子育てや旦那家族との関わりなど日々感じたことを綴っています。

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